Wikimedia Brasil/Report/2026/Learning/Capacity Exchange

Estudos de Caso

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Primeiro semestre

Finalização do ciclo de desenvolvimento do CapX

Introdução

O presente estudo de caso trata do encerramento de um ciclo de três anos de desenvolvimento do projeto Capacity Exchange, que contou com a coordenação e administração da Wikimedia Brasil.

Em novembro de 2022, quando o projeto passou a ser coordenado pela Wikimedia Brasil, foi submetido um pedido de grant para a Fundação Wikimedia na linha de financiamento para iniciativas ligadas à Estratégia do Movimento (MSIG). Com a aprovação do financiamento de dois anos, posteriormente estendido por um ano extra, foi montada uma equipe profissional que se dedicou a desenhar, desenvolver e divulgar a plataforma do Capacity Exchange. O objetivo era o de criar uma plataforma que permitisse que wikimedistas do mundo todo pudessem publicar informações sobre si próprios(as) e seus afiliados, realizar buscas, e conectar pessoas diretamente umas com as outras.

Ao criar uma plataforma na qual as pessoas pudessem registrar seus recursos, habilidades e necessidades, o CapX desenvolveu um mapa em tempo real das capacidades existentes no Movimento. O principal propósito da plataforma é conectar pessoas entre si, respondendo à maior lacuna na caixa de ferramentas do Movimento: o apoio entre pares.

Ao longo dos três anos de trabalho, a equipe do Capacity Exchange trabalhou na escuta à comunidade, no desenvolvimento de recursos e ajustes, na escrita de planos técnicos, na participação em eventos presenciais e remotos, o que envolveu uma inteligência dedicada à gestão de projetos. Em relação à Estratégia Wikimedia Brasil 2026-2028, o presente caso se relaciona com o eixo 1: Sustentar as práticas colaborativas em prol do conhecimento livre, visto que o CapX fomenta programas e experiências com ferramentas, recursos e capacitações dedicados à sustentabilidade dos projetos Wikimedia.

A finalização do projeto foi marcada pelo desenvolvimento de novos recursos na ferramenta, na realização de diversos testes de usabilidade e funcionalidade, na documentação técnica e comunitária, e no desenho de um modelo de governança voluntária. Essas ações visam guiar as atividades necessárias para a manutenção da plataforma e da rede de apoiadores do projeto nos próximos meses em formato voluntário. A plataforma foi entregue à comunidade como uma ferramenta funcional, acessível e multilíngue; pronta para conectar pessoas, organizações e recursos em prol do desenvolvimento de capacidades comunitárias.

Questões

Como estruturar e conduzir um projeto do porte do Capacity Exchange entendendo as necessidades de adaptação de equipe, orçamento e cronograma ao longo do processo?
Como desenvolver, colaborativamente, um software que considere a validação comunitária e que garanta uma entrega relevante, funcional e caracterizada pela sustentabilidade técnica e de governança mesmo diante de limitações?

Contexto do caso

A visão do Capacity Exchange surgiu a partir de discussões realizadas durante o processo de discussão da Estratégia do Movimento da Wikimedia, em 2016, que incluiu o universo para a construção de capacidades como um dos seus principais pontos. No ano de 2021, o projeto passou por um breve ciclo de desenvolvimento, com a coordenação realizada por afiliados de países europeus. Em 2023, o Capacity Exchange foi aprovado em um grant de dois anos da Fundação Wikimedia, sob coordenação e administração da Wikimedia Brasil. Ao final do segundo ano, o projeto recebeu uma extensão de 12 meses, completando um ciclo de três anos de desenvolvimento da plataforma.

A submissão do projeto para o Movement Strategy Implementation Grant (MSIG) foi conduzida pela Wikimedia Brasil, que se tornou responsável pela coordenação do projeto em novembro de 2022. O principal resultado esperado do projeto seria “uma plataforma online interativa, apoiada por uma base de dados, que permitiria a Wikimedistas de todo o mundo publicar informações sobre si mesmos(as) e suas afiliadas, realizar buscas e conectar-se diretamente uns(mas) aos(às) outros(as)”. Ao longo dos três anos de projeto, todos os objetivos previstos na proposta submetida à WMF e nos subsequentes planos técnicos foram alcançados e entregues ao fim do ciclo de desenvolvimento.

O período de extensão do projeto incluía também o objetivo de integrar os perfis do do Let’s Connect, iniciativa da Fundação Wikimedia, à plataforma do CapX, além de todo o processo de inscrição e registro no programa, conforme descrito em estudo de caso anterior. Com o encerramento do ciclo de desenvolvimento, o projeto entra em uma fase de manutenção voluntária, coordenada por um Comitê Consultivo Internacional composto por representantes de todas as regiões do movimento, e com o objetivo de aumentar o conhecimento e a participação de usuários(as) ao redor do mundo. A plataforma está funcionando perfeitamente, é acessível, funciona em dispositivos móveis e é multilíngue.

Operacionalização

A execução deste projeto constitui um marco para a Wikimedia Brasil ao demonstrar sua capacidade de conceber, estruturar e desenvolver uma plataforma digital praticamente do zero. Com design próprio e desenvolvimento dedicado, o software foi construído com foco em acessibilidade, usabilidade, privacidade e uma abordagem mobile-first, aspectos fundamentais para ampliar sua adoção e impacto em diferentes contextos. A experiência adquirida fortalece a capacidade técnica da organização e reforça a importância de desenvolver soluções alinhadas às demandas e desafios específicos das comunidades do Sul Global.

Assim, o projeto foi concebido como um espaço de acesso sob demanda, no qual usuários(as) podem criar perfis descrevendo suas habilidades, conhecimentos e necessidades, tornando-se visíveis para outras pessoas interessadas em aprender, compartilhar experiências e estabelecer conexões significativas.

O desenvolvimento da plataforma foi realizado ao longo de três anos por meio de um processo colaborativo e centrado na comunidade. Todas as etapas do projeto contaram com a participação do Comitê Consultivo do CapX (que conta com representantes de mais de 40 organizações do movimento), além da realização de grupos focais, oficinas e outras atividades de escuta para coleta e incorporação de feedbacks. Dessa forma, a solução que hoje está disponível para as pessoas de forma online, foi construída com validação comunitária em nível internacional, mantendo como princípios fundamentais a privacidade, a segurança e a autonomia dos usuários(as).

Resultados

Nesta etapa final, a gestão do Capacity Exchange junto ao Comitê Consultivo desenhou um modelo de governança voluntária da plataforma. Tais orientações guiarão as atividades necessárias a serem desenvolvidas na plataforma com o apoio de um novo Comitê Consultivo Internacional. Neste novo formato, qualquer pessoa interessada poderá compor o comitê voluntariamente, apoiando tanto na parte técnica quanto na parte de governança do projeto, representando a si mesmo(a) ou a uma organização do movimento.

O comitê continuará sendo o principal agente decisório do projeto, com a diferença de que agora será responsável pela tomada de decisões operacionais ligadas à manutenção e gestão da plataforma. Este contará ainda com uma equipe de apoio técnico composta por desenvolvedores(as) voluntários(as) dispostos(as) a dedicar horas de trabalho para atualização e manutenção das bibliotecas, códigos e bancos de dados.

A expectativa era que, após a entrega da plataforma funcional, a fase de engajamento comunitário fosse viabilizada por uma nova rodada de financiamento. Isso porque, sendo um produto tecnológico, a plataforma necessita de manutenção técnica e atualização frequente. No entanto, os recursos necessários para um novo ciclo de financiamento não foram obtidos até o momento. Ainda assim, as pessoas que integram o comitê mantêm os planos de buscar novas oportunidades de financiamento que permitam avançar para essa próxima fase do projeto com uma equipe capaz de se dedicar ao projeto.

A nova fase de atividades ligadas ao Capacity Exchange visa ampliar significativamente a participação da comunidade, incentivando o uso da plataforma, a criação de perfis, o estabelecimento de conexões e a formação de redes de colaboração, contribuindo para a sustentabilidade e o fortalecimento do ecossistema Wikimedia a longo prazo.

Entre as funcionalidades disponibilizadas na plataforma, destaca-se a possibilidade de localizar pessoas com base em capacidades, áreas de conhecimento e idiomas, além de estabelecer contato direto por meio de mensagens internas ou e-mail, tudo de forma simples e em poucos cliques. Conforme mencionado anteriormente, a segurança e a privacidade dos(as) usuários(as) foram princípios centrais durante todo o desenvolvimento do projeto.

Com a conclusão do projeto, a equipe do Capacity Exchange entregou os objetivos e resultados previstos em sua proposta inicial. Os quatro planos técnicos foram executados conforme planejado, ao mesmo tempo em que novas funcionalidades foram incorporadas ao longo do processo em resposta às necessidades identificadas pela comunidade. Além disso, a plataforma encerra este ciclo com uma base de quase 1.500 usuários(as) cadastrados(as) e 51 perfis de organizações, demonstrando sua relevância, potencial de crescimento e perspectivas promissoras para as próximas etapas de desenvolvimento.

Análise

A gestão do CapX considera que o principal aprendizado foi na compreensão de como estruturar um projeto para o desenvolvimento de software com o objetivo de atender à comunidade global, uma experiência nova para o contexto organizacional da Wikimedia Brasil.

Considerando a nova experiência, no decorrer da execução do projeto, foram necessárias revisões de realinhamento com a Fundação Wikimedia quanto ao desenho do projeto, principalmente no que diz respeito à definição da equipe, das etapas e do tempo dedicado ao desenvolvimento do software. Por exemplo, através da redefinição de linhas orçamentárias do projeto, foi possível contratar uma equipe maior para o desenvolvimento de software, e isso, junto da compreensão da necessidade de incluir etapas anteriores à divulgação, garantiu a apresentação de uma ferramenta mais funcional e capaz de obter validações e engajamentos comunitários valiosos para o desenvolvimento do software.

A gestão do Capacity Exchange considera ainda que uma equipe com duas coordenações, uma dedicada à gestão do projeto e outra à gestão técnica da plataforma, poderia ampliar o impacto do projeto. O mesmo se aplica ao cronograma do projeto. A gestão entende que se houvesse um maior tempo para o contato dos(as) usuários(as) com a plataforma e suas ferramentas, as métricas de impacto poderiam ser maiores. Para que as pessoas se adaptem a uma nova ferramenta e a incluam em suas rotinas, é necessário tempo, paciência e bastante divulgação. Esse tempo foi curto para o projeto, considerando que a versão atualizada, que contava apenas com os perfis de organização e de usuário(a), foi lançada em março de 2025, e que até o último mês do ciclo de desenvolvimento a equipe entregou novos recursos e funcionalidades na plataforma.

Além disso, considerando o objetivo do projeto de ser uma plataforma online interativa e apoiada em uma base de dados que possibilita aos(às) wikimedistas publicar informações sobre si mesmos(as) e seus afiliados, realizar buscas e conectar-se com outros(as) usuários(as), o projeto foi bem-sucedido. A equipe conseguiu entregar uma ferramenta funcional, responsiva aos testes e que agora terá um comitê ativo, atuante e representativo do movimento Wikimedia, e isso para a garantia da sustentabilidade da plataforma. Também, em comparação a outras redes de colaboração no Movimento Wikimedia, os números alcançados pelo CapX mostram sua relevância e o apoio das comunidades.

Orientação

O trabalho voluntário será importante para os próximos meses de existência da plataforma. Idealmente, seria interessante que este ciclo fosse financiado, para garantir uma equipe dedicada à realização de eventos, workshops e apresentações da ferramenta. Porém, diante do contexto que se apresenta, é importante que os(as) usuários(as) continuem divulgando o Capacity Exchange para suas comunidades, incluindo a ferramenta nas suas rotinas organizacionais, bem como participando do comitê consultivo. Pessoas com conhecimentos técnicos e interesse em contribuir para o desenvolvimento do software também são bem-vindas e fundamentais para garantir sua manutenção, evolução contínua e sustentabilidade a longo prazo, evitando sua obsolescência e assegurando que a plataforma continue atendendo às necessidades da comunidade.

A busca por oportunidades de financiamento para viabilização da etapa de mobilização comunitária para o projeto também é um caminho para garantia de um apoio mais estruturado e dedicado para a manutenção técnica e de governança da plataforma do Capacity Exchange.

Legado

A gestão do Capacity Exchange destaca que as informações técnicas do projeto estão descritas no Report Técnico, publicado no Commons, e o código da estrutura do projeto está disponibilizado abertamente via GitHub, onde todo o processo está descrito, podendo ser utilizado como modelo para construção ou reforço de novos projetos similares ao CapX.

A partir da experiência com o desenvolvimento da plataforma, entendem-se as nuances para a mobilização de esforços, recursos e pessoas visando à construção de um projeto do nível do presente caso estudado. Desta forma, os planos técnicos e, entre outros materiais informativos sobre o projeto, como os estudos de caso, consolidam o impacto dos três anos de execução do CapX e mostram o potencial que ele carrega.

O impacto do projeto carrega o potencial de transformação tanto para o(a) usuário(a) quanto para a gestão estratégica de afiliados, visto que a plataforma atua enquanto um acervo ativo e vivo para encontrar pessoas do movimento, além de ser uma fonte de dados sobre as capacidades e habilidades presentes entre wikimedistas. O presente estudo de caso pode vir a ser do interesse de toda a comunidade Wikimedia, assim como de gestores(as) e profissionais da área técnica de desenvolvimento que buscam por processos, caminhos e estratégias bem-sucedidas para a gestão de projetos e de softwares.

Referência documental